ファイリング・デザイナー検定2級

先週受験したこの検定では、数字を記憶しておくとけっこう助かる問題が多かった。

しかし議事録の法定保存年数を問われて「そんなに保存しても見ないだろう」と5年を選んだら間違ってた（正解10年）

chr(hex 39)電子化chr(hex 39)がメインでなく、紙文書をどうやって整理するのという内容で、今のとらえ方でかかると大抵引っかかる。

自作chr(hex 39)数字問題chr(hex 39)集

ファイリングシステム最初の導入時

• 保有文書全体の___% を捨てて、___% は文書庫へ（保存）、___% を事務室へ（保管）

ナレムコの統計

• ___% の文書は1年以内に使用、___% の文書は半年以内に使用

必要な文書を見つけるのにかける理想的な時間は

• 事務室（保管）‥___以内



• 文書庫（保存）‥___以内

フォルダのガイド

• 第1ガイド（___分類）‥第2ガイドは最高___枚まで



• 第2ガイド（___分類）‥個別フォルダ ___ ～___冊



• 個別フォルダ（___分類）‥文書 ___ ± ___ = ___ 枚くらいまで



• 個別フォルダ+第2ガイドでは同じ色を使う、原則___色

定期置換え法

• 年1回行ったとすると、保管するのは：
  
  
  
  
  
  • 置換え直前は___年分、直後に___年分の文書
  
  
  
  
  
  



• 最初の移替え/置換えでの廃棄目標＝全体の___%



• 保管単位で行う作業：
  
  
  
  
  
  • ___年保存文書＝___
  
  
  
  • ___年保存以上の文書＝___別に保存箱へ
  
  
  
  
  
  

ファイル基準表

• 記入は___回、いずれも___
  
  
  
  
  
  • 1回目‥___年度末、移換え時
  
  
  
  • 2回目‥___年度末、置換え時
  
  
  
  
  
  

保存年限：___種類

• ___年、___年、___年、___年、___年、___年



• "法律で決まっています"
  
  
  
  
  
  • カルテ___年、決算/取引/青色申告___年、商業帳簿___年、労働者名簿___年
  
  
  
  
  
  



• 税法上、民間企業は___年、官庁は___年

ファイリング・システム導入

• 第1ステージ（準備段階）(2)実行計画の作成
  
  
  
  
  
  • 導入後1人あたり‥
    
    
    
    
    
    • 事務室___m（個人机___m + 共有キャビネット___m）
    
    
    
    • 文書庫___m（保存箱___～___ケース）
    
    
    
    
    
    
  
  
  
  • 作業期間：だいたい___～___年くらい
  
  
  
  • スケジュールの区切り‥___ごと
  
  
  
  
  
  



• (3)推進組織の構成
  
  
  
  
  
  • 職場の担当者：少なくとも入社___年目の社員
  
  
  
  
  
  



• 第3ステージ（ルールの構築）(8)グルーピング（文書の分類）
  
  
  
  
  
  • 分類レベルの数は___以内におさえる
  
  
  
  
  
  

ファイリング・システムの維持管理

• ファイリングルールの見直し‥少なくとも年に___回



• システム導入直後は___に1回、その後は___に1回、システムの点検を行う



• マニュアル作り
  
  
  
  
  
  • 全員用‥パンフレット　A4___つ折り
  
  
  
  • 指導用‥お助け資料　A4___ページ程度
  
  
  
  
  
  

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